Система обліку документів у Недригайлівській районній державній адміністрації регламентується Інструкцією з діловодства, Регламентом, Номенклатурою справ Недригайлівської районної державної адміністрації, положеннями про апарат та структурні підрозділи апарату, посадовими інструкціями та іншими розпорядчими документами голови адміністрації.

В процесі управлінської діяльності адміністрації забезпечується виконання єдиних вимог до документування інформації, організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, уключаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Документообіг - це проходження документів в адміністрації з моменту їх  створення або одержання до завершення виконання чи  відправлення.

Обсяг документообігу – сукупність отриманих (вхідних) і створених в адміністрації  (внутрішніх, вихідних)  документів за певний період     (квартал, рік).

Усі документи, що надходять до адміністрації, приймаються та  реєструють централізовано у загальному відділі. Реєстрація документів здійснюється шляхом проставляння на них реєстраційного індексу  з подальшим занесенням запису відомостей про документ у відповідних формах обліку. Облік у Недригайлівській районній державній адміністрації здійснюється на паперових носіях, з використанням контрольно-реєстраційних карток та реєстраційних журналів, у відповідності до Інструкції з діловодства.

Документи реєструються лише один раз:  вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Так, окремо реєструються:

- акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, службові листи та розпорядчі документи Верховної Ради України, Сумської обласної державної адміністрації, Сумської обласної ради,  запити і звернення депутатів, а також інша кореспонденція,  адресована адміністрації;

- розпорядження (накази) з основної діяльності;

- розпорядження (накази) з адміністративно-господарських питань;

- розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

- протоколи засідань колегії;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

- бухгалтерські документи;

- звернення громадян;

- запити на публічну інформацію.

Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.

У відповідності до вимог Закону України «Про доступ до публічної  інформації» для  забезпечення  збереження  та  доступу  до   публічної інформації   документи,   що   знаходяться   у  суб'єктів  владних повноважень,  підлягають обов'язковій реєстрації в системі обліку, що має містити:

1) назву документа;

2) дату створення документа;

3) дату надходження документа;

4) джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);

5) передбачену  законом  підставу  віднесення  інформації  до категорії з обмеженим доступом;

6) строк обмеження доступу до інформації,  у разі  якщо  вона віднесена до інформації з обмеженим доступом;

7) галузь;

8) ключові слова;

9) тип,   носій  (текстовий  документ,  плівки,  відеозаписи, аудіозаписи тощо);

10) вид (нормативні акти, угоди, рішення,  протоколи,  звіти, прес-релізи);

11) проекти  рішень  (доповідні  записки,  звернення,  заяви, подання, пропозиції, листи тощо);

12) форму та місце зберігання документа тощо.

Доступ  до  системи  обліку,  що  містить  інформацію  про документ,   що   знаходиться   у   суб'єкта  владних  повноважень, забезпечується шляхом:

1) оприлюднення на  офіційних  веб-сайтах  суб'єктів  владних повноважень  такої  інформації,  а  в разі їх відсутності - в інший прийнятний спосіб;

2) надання доступу до системи за запитами.

У Недригайлівській районній державній адміністрації створена електронна система обліку документів, яка розміщена на сайті адміністрації у розділі«Доступ до публічної інформації» на сторінці  «Реєстр публічної інформації».