Система обліку документів
Система обліку документів у Недригайлівській районній державній адміністрації регламентується Інструкцією з діловодства, Регламентом, Номенклатурою справ Недригайлівської районної державної адміністрації, положеннями про апарат та структурні підрозділи апарату, посадовими інструкціями та іншими розпорядчими документами голови адміністрації.
В процесі управлінської діяльності адміністрації забезпечується виконання єдиних вимог до документування інформації, організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, уключаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Документообіг - це проходження документів в адміністрації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання чи відправлення.
Обсяг документообігу – сукупність отриманих (вхідних) і створених в адміністрації (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
Усі документи, що надходять до адміністрації, приймаються та реєструють централізовано у загальному відділі. Реєстрація документів здійснюється шляхом проставляння на них реєстраційного індексу з подальшим занесенням запису відомостей про документ у відповідних формах обліку. Облік у Недригайлівській районній державній адміністрації здійснюється на паперових носіях, з використанням контрольно-реєстраційних карток та реєстраційних журналів, у відповідності до Інструкції з діловодства.
Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Так, окремо реєструються:
- акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, службові листи та розпорядчі документи Верховної Ради України, Сумської обласної державної адміністрації, Сумської обласної ради, запити і звернення депутатів, а також інша кореспонденція, адресована адміністрації;
- розпорядження (накази) з основної діяльності;
- розпорядження (накази) з адміністративно-господарських питань;
- розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
- протоколи засідань колегії;
- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
- бухгалтерські документи;
- звернення громадян;
- запити на публічну інформацію.
Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.
У відповідності до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» для забезпечення збереження та доступу до публічної інформації документи, що знаходяться у суб'єктів владних повноважень, підлягають обов'язковій реєстрації в системі обліку, що має містити:
1) назву документа;
2) дату створення документа;
3) дату надходження документа;
4) джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
5) передбачену законом підставу віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;
6) строк обмеження доступу до інформації, у разі якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом;
7) галузь;
8) ключові слова;
9) тип, носій (текстовий документ, плівки, відеозаписи, аудіозаписи тощо);
10) вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);
11) проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
12) форму та місце зберігання документа тощо.
Доступ до системи обліку, що містить інформацію про документ, що знаходиться у суб'єкта владних повноважень, забезпечується шляхом:
1) оприлюднення на офіційних веб-сайтах суб'єктів владних повноважень такої інформації, а в разі їх відсутності - в інший прийнятний спосіб;
2) надання доступу до системи за запитами.
У Недригайлівській районній державній адміністрації створена електронна система обліку документів, яка розміщена на сайті адміністрації у розділі«Доступ до публічної інформації» на сторінці «Реєстр публічної інформації».